Grande parte do setor de varejo conhece a importância de ter um sistema de gestão integrado (ERP), que conecta e gerencia os setores para obter mais eficiência e tornar as operações mais dinâmicas.
Porém, em função dos esforços necessários para a implantação de um ERP integrado, algumas empresas ainda resistem à troca do sistema, mesmo quando ele já não oferece os resultados esperados. Isso porque trocar o software principal afeta toda a organização.
No entanto, é preciso levar em conta que um ERP para e-commerce deve agilizar seus processos, economizar o tempo de seus colaboradores, facilitar a execução de tarefas e oferecer competitividade.
Como saber se está na hora de trocar seu software de ERP?
O software de gestão de empresas oferece múltiplas vantagens, porém, se esse sistema não é escalável, apresentará vida útil limitada. Se as atividades de sua loja estiverem chegando a um ponto crítico, você terá alguns indicadores claros.
Veja nove sinais de problemas que indicam que chegou a hora de trocar seu sistema de gestão ERP.
Problema #1 – Execução de tarefas manuais
Os sistemas de gestão ERP modernos oferecem uma plataforma única que lida automaticamente com uma ampla variedade de tarefas. Ele agiliza vários processos, incluindo de finanças, vendas, recursos humanos e cadeia de suprimentos. Se você ainda está digitando as coisas manualmente ou as integrações entre o ERP e outros serviços exigem importação de planilhas, é hora de implementar um novo software.
Problema #2 – O sistema superou as capacidades
O software ERP deve ajudar sua empresa a crescer. Se, ao contrário, sua loja está tendo problemas para gerenciar negócios em crescimento com o sistema ERP disponível, isso é um sinal. Talvez seja hora de considerar a adoção de um software melhor dimensionado para o seu negócio e que seja escalável, permitindo um crescimento sustentável a longo prazo.
Problema #3 – Não tem informações em tempo real
Se você não consegue acessar facilmente toda a gama de informações de que precisa e vê-las em tempo real, ou necessita “apertar botão” para atualizar as informações, está usando um sistema desatualizado. As soluções inovadoras, baseadas em dados, fornecem uma variedade de insights que você pode usar em suas operações diárias e no planejamento futuro da empresa.
Problema #4 – Seu sistema está fora de conformidade
Todos os setores enfrentam mudanças nas regulamentações de conformidade. A maioria dos sistemas legados não foi projetada para lidar com o volume de dados comum ao mercado atual, nem foi criada para as várias regulamentações fiscais e específicas. Se o seu sistema não for capaz de mudar para atender aos requisitos regulatórios mais recentes, você precisará de um novo.
Problema #5 – As necessidades do cliente não estão sendo atendidas
O software moderno torna mais fácil para os clientes obter informações atualizadas sobre detalhes importantes, como status do pedido, dados de faturamento e inventário de produtos. Certificar-se de que seu sistema de software oferece os recursos e o acesso desejados ajudará a oferecer uma experiência excelente aos clientes, mantendo-os fiéis à sua empresa.
Problema #6 – A dinâmica do local de trabalho está mudando
Cada vez mais, a força de trabalho está atuando a partir de dispositivos móveis, usando tablets, laptops e telefones do tipo smartphone. Uma solução de ERP na nuvem transforma essa mobilidade em uma vantagem comercial clara, fornecendo uma experiência de transição perfeita do escritório para casa para dispositivos móveis e vice-versa. A nuvem potencializa a escalabilidade e a flexibilidade à medida que você adiciona colaboradores em qualquer lugar do mundo.
Problema #7 – Dificuldade ao utilizar o sistema
Se o seu sistema de gestão está começando a afetar a produtividade da equipe, com sensação de lentidão e há reclamações dos colaboradores, é hora de começar a pensar na troca do ERP. Sistemas de gestão modernos permitem que workflows sejam criados e acompanhados de forma prática para que colaboradores e gestores tenham controle de tarefas.
Problema #8 – Utilização de vários pacotes de software
Muitos dos sistemas de software ERP mais antigos não possuem todos os recursos necessários para manter seus negócios em alta velocidade. Com isso, muitas das empresas, que utilizam vários sistemas de software para gerenciar dados, podem se beneficiar da mudança para um novo ERP. Os mais modernos já vêm equipados com todas as ferramentas e os recursos necessários para alavancar os resultados e o crescimento da empresa, sem investimentos adicionais. Dessa forma, os investimentos ficam atrelados a recursos e serviços extras, enquanto o ERP já é completo para atender às necessidades de operação e gestão de loja.
Problema #9 – Sem conexão com a nuvem
O acesso à nuvem é uma das principais vantagens da tecnologia moderna e uma das razões que indicam que é hora de substituir seu ERP atual. Com a conectividade na nuvem, você ganha facilidade no acesso aos dados no escritório ou em trânsito. Tudo é armazenado de forma segura em um servidor remoto e atualizado constantemente, fornecendo as informações mais recentes para um PC ou dispositivo móvel.
Como um ERP integrado auxilia sua loja física ou virtual
Quem gerencia uma loja sabe que organização e boa gestão de dados garantem fluxo de trabalho ágil e produtivo. No mercado virtual, em que as informações vêm das mais diversas fontes, o que torna as operações complexas e difíceis de controlar, a gestão eficiente de dados e processos é fundamental.
Ao investir em um ERP integrado, sua loja aumenta produtividade e competitividade. Veja alguns benefícios de implementar esse modelo de sistema de gestão na sua empresa:
1. Integração de dados
Seja com um ERP para e-commerce ou para loja física, os dados podem ser integrados entre os departamentos e compartilhados pelos vários setores da empresa. Assim, a administração fica centralizada em uma única plataforma. Além disso, os softwares permitem emitir relatórios gerenciais com dados sobre os seus processos de forma macro e unificada – ou seja, toda a empresa – ou de forma micro, setorizada – por exemplo, um canal de venda específico. Assim, você consegue estabelecer estratégias baseadas em informações confiáveis sobre o negócio e tomar decisões orientadas por dados. Desse modo, consegue-se acompanhar o desempenho da empresa como um todo ou apenas do e-commerce ou de um determinado canal de marketplace.
2. Comunicação interna eficiente
Um ERP ajuda na comunicação interna da sua empresa. O sistema permite delegar funções para diferentes áreas. Assim, os profissionais recebem notificações automáticas, agilizando o trabalho de toda a equipe através de fluxos de trabalho customizados e que podem ser acompanhados e executados diretamente no ERP. Com isso, a facilidade de comunicação oferecida pelo sistema de gestão aumenta a produtividade do time e economiza o tempo dos profissionais, que não precisam perder tempo com atividades manuais e podem se dedicar a atividades estratégicas.
3. Redução de erros
Como o software de gestão automatiza as tarefas e conta com um processamento de dados rápido e eficiente, evita possíveis erros pelo fator humano. Isso também contribui para a otimização da produtividade do time e a redução de custos com retrabalho. Você também evita perdas financeiras importantes por possíveis erros de cálculo. Além disso, a automatização dos processos diminui o consumo de papel, reduzindo as chances de extravio de documentos importantes. Um sistema de gestão também é uma alternativa excelente em relação a um gerenciamento por planilhas, evitando versões duplicadas de arquivos semelhantes.
4. Relatórios eficientes
A integração dos dados em um sistema ERP permite que as informações sejam facilmente evidenciadas por meio de relatórios para apoio gerencial e, ainda, ajude na tomada de decisões. Os insights estão disponíveis para os gestores, implementando naturalmente uma operação data-driven. Com isso, a gestão ganha transparência, credibilidade e agilidade nos processos internos do seu negócio. Os relatórios permitem ainda acompanhar indicadores importantes para a empresa e ajudam a criar metas com o objetivo de construir uma cultura de melhoria constante.
5. Controle de processos
Para empresas que possuem uma loja virtual, um ERP para e-commerce traz um ganho significativo ao lidar com grandes volumes de pedidos. Ou seja, as solicitações podem ser gerenciadas por várias pessoas ao mesmo tempo e com atualizações de status em tempo real. Outra vantagem do ERP para e-commerce é que o controle de processos é feito automaticamente pelo sistema, com fluxos de trabalho e notificações para os responsáveis, inclusive para gestão de múltiplos CNPJs. As automações dispensam o trabalho manual, agilizando as ações rotineiras do negócio, trazendo melhores resultados em menos tempo.
6. Integração de canais
Se você tem um e-commerce e uma loja física ou está presente em um marketplace, um ERP integrado pode ser uma saída bastante eficiente para conectar todos os seus espaços de vendas. O sistema ERP oferece gestão integrada de estoque, permite controlar entradas e saídas, além de acompanhar o seu fluxo de caixa e facilitar o processo de projeção de vendas de cada um desses canais. Além disso, integrar seus canais de venda ajuda a entregar uma experiência mais positiva ao cliente, garantindo mais credibilidade à sua empresa. Da mesma forma, essa integração contribui para a melhora na comunicação com os consumidores assim como com o time, evitando ruídos entre os profissionais e agilizando a resolução de problemas. Tudo isso contribui para a experiência dos clientes e dos colaboradores. Com uma melhor comunicação e maior produtividade, o time realiza um trabalho com mais significado, trazendo qualidade de vida para os profissionais.
Vantagens reais ao adotar um ERP na sua loja
O ERP é um sistema de gestão integrado que foi desenvolvido para facilitar todo gerenciamento da loja física, loja virtual e até marketplaces.
Modelos de ERP flexíveis podem ser instalados em um servidor físico, em um servidor na nuvem ou serem utilizados em um navegador, por exemplo, permitindo que o usuário tenha controle total sobre a infraestrutura de instalação do ERP.
Entre as vantagens de adotar um sistema de gestão integrado, já no início de suas operações, estão:
- Garantia de controle das operações e dados da sua empresa em um só lugar;
- Aumento na eficiência das operações permitindo organização e crescimento mais rápido;
- Acesso a diversos tipos de relatórios para que a gestão de sua empresa seja feita de forma estratégica e com base em dados reais e atualizados;
- Aumento da segurança das informações da empresa;
- Menos burocracia e mais agilidade processual;
- Redução de custos e melhoria na análise do ROI (Retorno sobre o Investimento) das mais diversas operações.
Além disso, as soluções contemporâneas de ERP oferecem vários diferenciais, entre os quais o lojista deve buscar por suporte a múltiplos CNPJ, integração ótima e automatizada com plataformas de e-commerce e marketplaces e, claro, suporte e atendimento humanizado.
Por fim, o ERP é um grande aliado da operação de qualquer e-commerciante que busca ter controle total sobre a sua operação. Desse modo, cria-se uma empresa data-driven que poderá ser facilmente escalada a partir de diversos indicadores de desempenho e insights fornecidos pelo próprio sistema de gestão.
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